Wspólnota mieszkaniowa w zasobach deweloperskich z mocy prawa w przypadku wyodrębnienia własności pierwszego lokalu. Wyodrębnienie własności lokalu odbywa się w formie umowy sprzedaży lokalu w formie notarialnej pomiędzy deweloperem, a nabywcą lokalu. Sąd wieczystoksięgowy zakłada wówczas odrębną księgę wieczystą dla danego lokalu wraz z wprowadzeniem stosownej zmiany w księdze wieczystej nieruchomości (księdze budynkowej).

Art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali:

Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

Właściciele nieruchomości w których nie ma wyodrębnionych lokali nie są zobowiązani do tworzenia wspólnoty mieszkaniowej (tzw. „mieszkania bezczynszowe”). Tego typu nieruchomości zwykle można nabyć w przypadku zakupu np. 50 % nieruchomości stanowiącej parter budynku jednorodzinnego (piętro należy do drugiego właściciela). Podstawą prawną podejmowania decyzji (np. o remontach w budynku) są przepisy art 195-221 (współwłasność) Kodeksu Cywilnego. W przypadku wątpliwości czy mamy do czynienia z zakupem odrębnego lokalu (wspólnota mieszkaniowa) czy nabyciem udziału we nieruchomości („mieszkanie bezczynszowe”) warto sprawdzić zapis aktu notarialnego oraz księgę wieczystą nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa podczas wyodrębnienia (sprzedaży) pierwszego lokalu w nieruchomości. Obowiązkiem właścicieli jest zwołanie zebrania właścicieli i wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Zarząd przy pomocy administratora nieruchomości powinien niezwłocznie zarejestrować wspólnotę mieszkaniową (NIP, REGON) oraz w formie protokołu zdawczo – odbiorczego  odebrać dokumentację techniczną (np. książkę obiektu budowlanego, plany budynku, gwarancje i instrukcje obsługi urządzeń i instalacji w części wspólnej), a także protokoły wraz z odczytami urządzeń pomiarowych umożliwiające zawarcie przez wspólnotę umów na dostawę wody i odprowadzanie kanalizacji, energię elektryczną, energię cieplną. etc. Wskazane jest również podjęcie przez właścicieli uchwały w sprawie przyjęcia planu gospodarczego m.in. w celu zabezpieczenia środków finansowych na zakup ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wspólnoty mieszkaniowej, wykonywanie przeglądów budowlanych przewidzianych Prawem Budowlanym (np. coroczny przegląd instalacji gazowej), utrzymanie czystości nieruchomości wspólnej oraz na poczet przyszłych remontów (zaliczka na tzw. fundusz remontowy).  Warto pamiętać, że nie utworzenie wspólnoty mieszkaniowej nie zwalnia właścicieli z prawnej i finansowej odpowiedzialności za nieruchomość np. z tytułu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przez majątek stanowiący część wspólną nieruchomości (np. upadek anteny zbiorczej na samochód, zalanie z pionu wodnego). Dlatego też warto formalnie utworzyć wspólnotę mieszkaniową.

  Art. 30 ust. 1a ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali:

W wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.

Art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali:

Jeżeli lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.

Deweloper w umowie o ustanowieniu odrębnej własności (sprzedaży) pierwszego lokalu może powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Wówczas osoba ta zobowiązana jest zarządzać wspólnotą mieszkaniową zgodnie z ustawą o własności lokali oraz uchwałami właścicieli, w tym uchwałą określającą wynagrodzenie zarządcy. W celu odwołania zarządu powierzonego konieczne jest podjęcie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza.

  Art. 18 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali:

1. Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

2. W razie sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także do każdego kolejnego nabywcy lokalu.

2a. Zmiana ustalonego w trybie ust. 1 sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Wspólnota mieszkaniowa rozpoczyna swoją działalność od początku tj. od „zera”. Deweloper w formie protokołu zdawczo – odbiorczego  przekazuje reprezentantowi wspólnoty dokumentację techniczną (np. książkę obiektu budowlanego, plany budynku, gwarancje i instrukcje obsługi urządzeń i instalacji w części wspólnej), a także protokoły wraz z odczytami urządzeń pomiarowych umożliwiające zawarcie przez wspólnotę umów na dostawę wody i odprowadzanie kanalizacji, energię elektryczną, energię cieplną. etc. Po utworzeniu wspólnoty mieszkaniowej deweloper, jako współwłaściciel nieruchomości (właściciel niewyodrębnionych/niesprzedanych lokali) ponosi koszty i czerpie przychody z nieruchomości wspólnej na takich samych zasadach jak indywidualni właściciele.

W przypadku, gdy deweloper umożliwił przyszłym właścicielom dostęp do lokali (np. w celu wyposażenia lokalu), w okresie poprzedzającym sprzedaż lokalu, wówczas może domagać się zwrotu kosztów mediów wykorzystywanych w danym lokalu (np. energii elektrycznej, wody i kanalizacji) zgodnie z zapisami umowy deweloperskiej i ogólnymi zasadami Kodeksu Cywilnego.

Wspólnota mieszkaniowa w zasobach spółdzielczych powstaje z mocy prawa w dwóch przypadkach. Po pierwsze, w przypadku likwidacji spółdzielni, postępowania upadłościowego albo postępowania egzekucyjnego z majątku spółdzielni, gdy nabywcą udziału w nieruchomości nie będzie inna spółdzielnia mieszkaniowa. Po drugie, po sprzedaży ostatniego lokalu w danej nieruchomości.

Art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych:

Jeżeli w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości została wyodrębniona własność wszystkich lokali, po wyodrębnieniu własności ostatniego lokalu stosuje się przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Spółdzielnia w terminie 14 dni od dnia wyodrębnienia własności ostatniego lokalu w określonym budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości zawiadamia o tym na piśmie właścicieli lokali w tej nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa w nieruchomości spółdzielczej powstaje na skutek uchwały większości właścicieli lokali w danej nieruchomości. Wniosek o zwołanie zebrania właścicieli w celu podjęcia uchwały mogą złożyć właściciele lokali posiadający, co najmniej 10 % udziału w nieruchomości wspólnej. Zebranie zwołuje Spółdzielnia na wniosek właścicieli lokali.

Art. 24¹ ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych:

Większość właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, obliczana według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, może podjąć uchwałę, że w zakresie ich praw i obowiązków oraz zarządu nieruchomością wspólną będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Art. 31 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali:

Zebrania ogółu właścicieli lokali … zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących, co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1.

Dzięki założeniu wspólnoty mieszkaniowej właściciele uzyskują wpływ na wysokość opłat za lokale oraz wykonywane remonty. Istotną kwestią jest również przejrzystość rozliczeń finansowych obejmujących zwykle tylko jedną nieruchomość (budynek). Oczywiście, konkretne korzyści zależą również relacji kosztów do jakości zarządzania budynkiem przez spółdzielnię mieszkaniową. Proces tworzenie wspólnoty mieszkaniowej w zasobach spółdzielczych wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dlatego też warto nawiązać współpracę z profesjonalnym zarządcą nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa rozpoczyna swoją działalność od początku tj. od „zera”. Natomiast spółdzielnia mieszkaniowa zgodnie z statutem i regulaminami wewnętrznymi opracowuje końcowe rozliczenie finansowe nieruchomości i poszczególnych właścicieli. Każdy z właścicieli informowany jest przez spółdzielnię mieszkaniową o wysokości kwoty do zwrotu na rzecz spółdzielni mieszkaniowej lub do zwrotu od spółdzielni mieszkaniowej. O tym ile wynosiło będzie saldo końcowe poszczególnego właściciela decyduje zarówno saldo rozliczeń nieruchomości z tytułu eksploatacji i funduszu remontowego, jak i też saldo indywidualnych rozliczeń właściciela z spółdzielnią mieszkaniową wynikające z zużycia mediów (np. wody, centralnego ogrzewania) oraz ewentualnego zadłużenia lub nadpłaty opłat za użytkowanie lokalu.  Po utworzeniu wspólnoty mieszkaniowej spółdzielnia mieszkaniowa, jako współwłaściciel nieruchomości (lokale z umową najmu oraz spółdzielczym lokatorskim i własnościowym prawem do lokalu) ponosi koszty i czerpie przychody z nieruchomości wspólnej na takich samych zasadach jak indywidualni właściciele.

Art. 24 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych:

3. Z chwilą ustania członkostwa właściciel lokalu staje się współwłaścicielem środków zgromadzonych na funduszu remontowym, o którym mowa w art. 6 ust. 3, w wysokości odpowiadającej przypadającemu na ten lokal udziałowi we współwłasności nieruchomości wspólnej. Wysokość tego udziału ustala się na podstawie ewidencji i rozliczenia wpływów i wydatków funduszu remontowego, o których mowa w art. 4, ust. 4, pkt 2, według stanu na dzień ustania członkostwa.
4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do właściciela lokalu, który nie był członkiem spółdzielni.

Art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych:

Zarząd spółdzielni prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości: 1) ewidencję i rozliczenie przychodów i kosztów, o których mowa w ust. 1-2 i 4; [eksploatacja i utrzymanie nieruchomości] 2) ewidencję wpływów i wydatków funduszu remontowego zgodnie z art. 6 ust. 3; ewidencja wpływów i wydatków funduszu remontowego na poszczególne nieruchomości powinna uwzględniać wszystkie wpływy i wydatki funduszu remontowego tych nieruchomości.